Trong công việc hẳn chúng ta thường phải đối mặt với một thực tế đó là: tác phong, tư thế làm việc, vị trí các vật dụng không phù hợp và đồng nhất.; văn phòng, tài liệu, hồ sơ, đồ dùng văn phòng không sạch sẽ, sẵn có; máy móc, thiết bị được bố trí và bảo trì không phù hợp.Nhiều lúc, tìm kiếm đồ vật trong văn phòng làm việc tiêu tốn khá nhiều thời gian của chúng ta.
Vậy làm cách nào để khắc phục những lỗi không hợp lý đó?
Tại Nhật Bản, một đất nước nổi tiếng về tinh thần kỷ luật, tính tổ chức cao đã thiết lập phương pháp 5S, một cách thức sắp xếp, quản lý nơi làm việc. Phương pháp này rất hiệu quả, nó đã và đang được các doanh nghiệp trên thế giới đưa vào áp dụng, trong đó có Việt Nam.
Đầu tiên, để cải thiện nơi bạn và đồng nghiệp đang làm việc, bạn phải biết và hiểu rõ phương pháp 5s là gì?
5S là một phương pháp có hệ thống nhằm:Tổ chức, bố trí những khu vực làm việc một cách hợp lý và giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc. Đây còn được gọi một cách phổ biến là Kỹ năng quản lý trực quan.
5S được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ S và thật may mắn khi dịch sang Tiếng Việt nó cũng được bắt đầu bằng chữ S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng).
5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất của doanh nghiệp.
Mô hình 5S gồm có 5 bước
Bước 1: Seiri (Sàng lọc)
Xem xét và chọn lựa những vật “không cần thiết” để loại bỏ đi
Đây là bước xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết và xác định “đúng số lượng” đối với những thứ cần thiết tại nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu quan trọng cần giữ lại.
Khi loại bỏ các chướng ngại vật hoặc đến những đồ vật không cần thiết trong văn phòng, bạn và đồng nghiệp sẽ không bị cản trở bởi những đồ vật không cần thiết và ngăn ngừa sự tích lũy của những đồ vật này.
Bước 2: Seiton (Sắp xếp)
Seiton là sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp và có đánh số ký hiệu để dễ tìm, dễ thấy; Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ; Sắp xếp các dụng cụ, máy móc, vị trí làm việc sao cho tiến trình làm việc trôi chảy và tiết kiệm tối đa thời gian khi sử dụng.
Sắp xếp những đồ vật ngăn nắp, dễ tìm, dễ thấy
Thực hiện bước này sẽ giúp mọi người tiết kiệm thời gian khi muốn tìm kiếm đồ vật nào đó, lấy ra sử dụng và đặt lại đúng vị trí để người sau dễ dàng sử dụng, từ đó quá trình làm việc sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn. “Dễ tìm – dễ thấy – dễ lấy – dễ trả lại” là những cụm từ khái quát nhất cho bước này.
Bước 3: Seiso (Sạch sẽ)
Giữ gìn, vệ sinh nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn được sạch sẽ
Cần chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi; Dọn dẹp, làm sạch có ý thức.
Chắc chắn rằng một không gian làm việc sạch sẽ, trong lành và luôn thoáng mát sẽ giúp bạn có tinh thần và phấn chấn hơn khi làm việc phải không?
Bước 4: Seiketsu (săn sóc)
Thực hiện những việc trên là cần thiết, nhưng lại chưa đủ. Điều quan trọng nhất là mọi người phải duy trì thường xuyên những việc mình đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.
Bước 5: Shitsuke (Sẵn sàng)
Cần phổ biến, hướng dẫn tất cả mọi người trong công ty, nơi bạn làm việc cùng có ý thức hình thành thói quen, nề nếp tuân thủ các quy định đặt ra.
Ý nghĩa, lợi ích của hoạt động 5S
Phương pháp 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, trong đó có Việt Nam, không những chỉ các doanh nghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn 5S xuất phát từ nhu cầu:
– Môi trường làm việc thông thoáng, thoải mái, hiệu quả sẽ đảm bảo sức khoẻ và hiệu quản làm việc của nhân viên
– Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
– Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở
– Nâng cao chất lượng cuộc sống
– Nâng cao năng suất, giảm thiểu sự lãng phí.
Văn phòng làm việc sạch sẽ, ngăn nắp là mục tiêu mô hình 5s hướng tới
Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc.
Xu hướng lựa chọn mô hình 5S
Càng ngày các doanh nghiệp càng áp dụng nhiều mô hình 5S bởi nhiều lợi ích sau:
– 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp (Ví dụ: Các đơn vị tổ chức hành chính,…)
– 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
– Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
– Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
Một nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ, an toàn cho sức khỏe; một không khí làm việc tập thể cởi mở; một tinh thần làm việc hăng say – đó là những gì mà kỹ năng 5S đem lại. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Mặt khác, bản chất con người ai cũng thích sạch sẽ, thoải mái và an toàn tại nơi làm việc. Vì thế, để công việc đạt hiệu quả, hãy rèn luyện 5S hàng ngày, ngay từ hôm nay.
